เทคนิคการใช้Excel

Excel ได้ถูกออกแบบให้ทำงานภายใน Sheet เมื่อเปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาในแต่ละครั้ง Workbook ที่เปิดก็จะพบกับกระดาษแผ่นงาน (Worksheet) หลายแผ่น เรียงกันเป็น Sheet1 Sheet2 ติดต่อกันไป อยู่ในตำแหน่งซ้ายล่างของหน้าต่างโปรแกรม โปรแกรม Excel ที่ติดตั้งครั้งแรกส่วนใหญ่ได้กำหนดจำนวน Sheet ให้มีไว้ 3 Sheet กรณีที่ผู้ใช้ต้องการใช้ Sheet มากกว่าจำนวน Sheet ที่กำหนดไว้ก็ต้องมีการเพิ่ม Sheet มีวิธีที่สามารถกำหนดจำนวน Sheet ให้ Excel ตามความต้องการของผู้ใช้ได้และเมื่อไม่ต้องการให้ Sheet ปรากฏอยู่ในแฟ้มงานก็ให้ลบ Sheet นั้นออกไป

1 การเพิ่มจำนวน Sheet
วิธีที่ 1 ไปที่ เครื่องมือ/ตัวเลือก (รูปที่ 1-1) ที่กรอบตอบโต้ของตัวเลือก ให้กดเลือกแถบเมนูทั่วไป ที่ช่องรายการแผ่นงานในสมุดงานใหม่ กดปุ่มลูกศรขึ้นเพื่อเลือกจำนวนแผ่นงานที่ต้องการให้เพิ่มขึ้นหรือกดปุ่มลูกศรลงเพื่อเลือกจำนวนแผ่นงานที่ต้องการให้ลดลง (รูปที่ 1-2) กดปุ่ม ตกลง
รูปที่ 1-1 การเรียกคำสั่งใน เครื่องมือ/ตัวเลือก รูปที่ 1-2 เลือกตัวเลือกแผ่นงานในสมุดงานใหม่
หลังจากกำหนดจำนวนแผ่นงานในสมุดงานใหม่ด้วยวิธีนี้แล้วจะมีผลกับการเปิดโปรแกรม Excel ในครั้งต่อไปและสามารถตั้งค่าจำนวน Sheet ได้ สูงสุด 255 Sheet
วิธีที่ 2 ไปที่ แทรก/แผ่นงาน Sheet แผ่นงานใหม่ก็จะเพิ่มขึ้น (รูปที่ 1-3) หรือ เลื่อนลูกศรเมาส์ไปที่ Sheet แผ่นงานปัจจุบัน Clickเมาส์ปุ่มขวาเลือกแทรก กดเลือก แผ่นงาน กดปุ่ม ตกลง (รูปที่ 1-4)
วิธีที่ 3 สามารถเพิ่มจำนวน Sheet ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยการกดปุ่ม Shift+F11 (กดปุ่ม Shift ค้างไว้หลังจากนั้นกดปุ่ม F11 ตาม) วิธีนี้สามารถสร้าง Sheet เพิ่มได้อย่างรวดเร็วและเพิ่ม Sheet ได้มากเกินกว่า 255 Sheet (วิธีที่ 1) แต่การเพิ่ม Sheet มากเกินไปก็จะส่งผลทำให้การโหลด Workbook นั้นมาใช้งานได้ช้าลงไปด้วย
รูปที่ 1-3 ไปที่เมนูแทรก/แผ่นงาน
รูปที่ 1-4 Click เมาส์ปุ่มขวาเลือกแทรก/แผ่นงาน
2. การลบ Sheet เมื่อผู้ใช้ไม่ต้องการ Sheet ที่บันทึกไว้ก็สามารถลบ Sheet ดังกล่าวนั้นได้ โดยกดเลือกแถบ Sheet ที่ต้องการลบ คลิกเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา กดเลือกลบ โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบอีกครั้ง กดปุ่ม ตกลง
การลบหลาย Sheet สามารถทำได้โดยการกดเลือกแถบ Sheet ที่ต้องการลบ ให้กดปุ่ม Shift ค้างไว้หลังจากนั้นให้คลิกเมาส์เลือก Sheet อี่น ๆ ที่ต้องการลบ ตามด้วยการคลิกเมาส์ปุ่มขวาเรียกคำสั่งเมนูลัดขึ้นมา กดเลือกลบ โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบอีกครั้ง กดปุ่ม ตกลง
3. ข้อควรคำนึง โดยปกติส่วนใหญ่แล้วโปรแกรม Excel จะมีการแสดงผลใน Sheet ต่าง ๆ ผู้ใช้สามารถเพิ่มจำนวน Sheet หรือลบ Sheet ออกไปได้ ควรมีจำนวน Sheet ที่จำเป็นเท่านั้น Sheet ที่ว่างเปล่า ไม่ได้ใช้ ควรลบออกไป แฟ้มที่มี Sheet จำนวนมากจะส่งผลให้การเรียกแฟ้มนั้นมาใช้งานได้ช้าลงไปด้วย
4.แบบฝึกหัด ให้ปิดโปรแกรม Excel ที่ใช้งานอยู่ก่อน หลังจากนั้นเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาใหม่ ฝึกทบทวนการเพิ่ม Sheet ทั้ง 3 วิธี วิธีที่ 1 ให้กำหนดแผ่นงานในสมุดงานใหม่ 5 Sheet วิธีที่ 2 ให้เพิ่ม Sheet เป็น 50 Sheet วิธีที่ 3 ให้เพิ่ม Sheet เป็น 500 Sheet ให้บันทึกการทำงานไว้พร้อมทั้งปิดโปรแกรม หลังจากนั้นเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาใหม่อีกครั้งหนึ่ง สังเกตความเปลี่ยนแปลงของเวลาที่ใช้โหลดโปรแกรม (กรณีที่ยังไม่มีข้อมูลในแผ่นงานก็อาจจะไม่เห็นความแตกต่างมากนัก) ให้ลบ Sheet ในส่วนที่เพิ่มออกทั้งหมดพร้อมทั้งให้กำหนดแผ่นงานในสมุดงานใหม่ 3 Sheet เหมือนเดิม
5.กล่าวนำ
การใช้งานในโปรแกรม Excel มีบางครั้งต้องเรียกคำสั่งให้โปรแกรมทำงานในลักษณะซ้ำ ๆ กันหลายครั้ง ตามรูปแบบ ชั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ซึ่งก็คือชุดคำสั่งที่ได้รวบรวมไว้ เมื่อต้องการใช้คำสั่งเหล่านี้ก็ต้องเรียกคำสั่งให้โปรแกรมทำงานในลักษณะซ้ำ ๆ กันอีก นักพัฒนาโปรแกรมจึงได้เขียนคำสั่งดังกล่าวนี้ขึ้นมาโดยเรียกว่าไมโคร (macro) เมื่อต้องการให้ไมโครทำงานก็สามารถเรียกคำสั่งผ่านคีย์บอร์ดหรือกดปุ่มจากเมาส์เพียงครั้งเดียว โปรแกรมก็จะทำงานให้อัตโนมัติ เทคนิค Excel ในตอนนี้จึงเป็นการนำความสามารถของไมโคร มาใช้ในการสร้างเมนูขึ้นมา โดยการกำหนดปุ่มเพื่อกดเลือกไปยังข้อมูลที่ต้องการ 4.2. การสร้าง ไมโคร
ไมโครสร้างได้ 2 วิธีคือ การเขียนไมโครขึนมาใช้เองโดยใช้ภาษา visual basic และสร้างจาก macro recorder โดยการให้โปรแกรมบันทึกการทำงานไว้ก่อนเพื่อย้อนกลับมาใช้งานแบบอัตโนมัติภายหลัง ในการแนะนำครั้งนี้จะกล่าวถึงการสร้างแมโครแบบง่าย ๆ ทั้ง 2 วิธี 4.3. ขั้นตอนการบันทึก แมโคร
6.ก่อนการบันทึกแมโคร ต้องกำหนดแผนงานก่อนว่าจะให้ไมโครบันทึกอะไร เป็นขั้นเป็นตอนตามลำดับอย่างไร ในที่นี้จะให้เรียนรู้การสร้างไมโคร โดยการสร้างปุ่มในเมนูหลัก เรียก Sheet ต่าง ๆ มาปรากฏและสร้างปุ่ม กลับสู่เมนูหลัก ไปยัง Sheet ที่เป็นเมนูหลักตามเดิม พร้อมทั้งสร้างปุ่มออกจากโปรแกรม ดังนั้นไมโครที่จะบันทึกโดยสร้างจาก macro recorder มีไมโครเมนูหลัก ไมโคร Sheet 1 ไมโครSheet 2 กับไมโครออกจากโปรแกรมที่เขียนขึ้นมาโดยใช้ภาษา visual basic
7.เปิดแฟ้ม Excel ขึ้นมาใหม่ ซึ่งมี Sheet อยู่ 3 Sheet กำหนดให้ Sheet 1 ที่เปิดอยู่เป็น Sheet ของเมนูหลัก ไปที่ เซลล์ B2 พิมพ์คำว่า เมนูหลัก ขั้นตอนต่อไปก็ให้กดเลือก Sheet 2 ไปที่ เซลล์ B2 พิมพ์คำว่า Sheet 2 และกดเลือก Sheet 3 ไปที่ เซลล์ B2 พิมพ์คำว่า Sheet 3
8. การบันทึกไมโครเมนูหลัก ไปที่ เครื่องมือ/ไมโคร/บันทึกไมโครใหม่ (รูปที่ 4-1) กำหนดการบันทึกไมโคร หลังจากกดปุ่มเลือกบันทึกไมโครใหม่ จะปรากฏกรอบตอบโต้ให้มีการกำหนดการบันทึกไมโคร (รูปที่ 4-2) พิมชื่อ เมนูหลัก กำหนดคีย์ลัดเป็น M ที่ช่องเก็บไมโครใน ให้คลิกลูกศรลงเลือก สมุดงานนี้ ในส่วนของคำอธิบายพิมพ์ เมนูหลัก 08/01/2003 โดย สมเกียรติ ทองรักษ์ กดปุ่ม ตกลง หลังจากนี้เป็นต้นไปเมื่อผู้ใช้ไปที่ไหนหรือทำอะไรในโปรแกรม Excel ตัวโปรแกรมจะบันทึกไว้ทั้งหมดโดยจะปรากฏกรอบตอบโต้ หยุดการบันทึกเกิดขึ้น (รูปที่ 4-3) ให้กดเลือก Sheet 1 หลังจากนั้นให้กดปุ่ม แถบสี่เหลี่ยม หยุดการบันทึก เป็นการสิ้นสุดกระบวนการบันทึกไมโครเมนูหลัก
รูปที่ 4-1 การเรียกคำสั่งแมโครมาใช้งาน
รูปที่ 4-2 การกำหนดการบันทึกแมโคร
รูปที่ 4-3 กรอบคำสั่งหยุดการบันทึกแมโคร
ข้อกำหนดของการบันทึกแมโคร
ชื่อแมโคร - ต้องเริ่มต้นด้วยตัวอักษรเท่านั้น
- ใช้เครื่องหมาย Underscore ( _ )
- ไม่ให้เว้นวรรคชื่อ ไม่ให้ใช้สัญญลักษณ์พิเศษ
- กำหนดชื่อได้ยาว 46 ตัวอักษร
คีย์ลัด - คีย์ลัดต้องเป็นตัวอักษรเท่านั้น โดยกำหนดให้เป็นตัวอักษรโดด
เก็บไมโครใน - สมุดงานนี้ เป็นการจัดเก็บไมโครให้ใช้งานอยู่ในสมุดงานปัจจุบันนี้
- สมุดงานไมโครส่วนบุคคล เป็นการจัดเก็บไมโครให้ใช้งานได้ในทุก ๆ สมุดงาน
- สมุดงานใหม่ เป็นการจัดเก็บไมโครให้ใช้งานในสมุดงานถัดไป
คำอธิบาย - ควรมีชื่อไมโคร วัน เดือน ปี ที่บันทึกและชื่อผู้บันทึก
9.การบันทึกไมโครเมนู Sheet 2 ไปที่ เครื่องมือ/ไมโคร เลือกบันทึกไมโครใหม่ ที่กรอบตอบโต้ให้มีการกำหนดการบันทึกไมโคร พิมพ์ชื่อ Sheet 2 กำหนดคีย์ลัดเป็น A ที่ช่องเก็บไมโครใน ให้คลิกลูกศรลงเลือก สมุดงานนี้ ในส่วนของคำอธิบายพิมพ์ Sheet 2 วัน เดือน ปี ที่บันทึกและชื่อผู้บันทึกไว้ให้ใช้ข้อมูลเดิม กดปุ่ม ตกลง ให้กดเลือก Sheet 2 หลังจากนั้นกดปุ่ม แถบสี่เหลี่ยม หยุดการบันทึก
10. การบันทึกไมโครเมนู Sheet 3 ไปที่ เครื่องมือ/แมโคร เลือกบันทึกแมโครใหม่ ที่กรอบตอบโต้ให้มีการกำหนดการบันทึกแมโคร พิมพ์ชื่อ Sheet 3 กำหนดคีย์ลัดเป็น B ที่ช่องเก็บแมโครใน ให้คลิกลูกศรลงเลือก สมุดงานนี้ ในส่วนของคำอธิบายพิมพ์ Sheet 3 วัน เดือน ปี ที่บันทึกและชื่อผู้บันทึกไว้ให้ใช้ข้อมูลเดิม กดปุ่ม ตกลง ให้กดเลือก Sheet 3 หลังจากนั้นกดปุ่ม แถบสี่เหลี่ยม หยุดการบันทึก
11. การเขียนแมโคร ออกจากโปรแกรมโดยใช้ภาษา visual basic กดปุ่ม Alt+F11 เพื่อเข้าสู่ Microsoft Visual Basic ที่ Project-VBA Project ให้ Double Click ที่ ThisWorkbook (รูปที่ 4-4) จะปรากฏแผ่นงาน ThisWorkbook (Code) ขื้นมาให้เขียน Code พิมพ์ Code ดังกล่าวนี้ลงไป (รูปที่ 4-5) หลังจากนั้นให้กดปุ่ม Alt+Q เพื่อออกจาก Microsoft Visual Basic
รูปที่ 4-4 การเรียก VBA มาใช้งาน รูปที่ 4-5 การเขียน Code VBA Project ใน ThisWorkbook
12.การสร้างปุ่มแมโคร 4.1 คลิกเลือก Sheet 1 สร้างปุ่มเมนู เพื่อไป Sheet 2 กดที่ปุ่มที่อยู่แถบเครื่องมือด้านบน (กรณียังไม่มีกลุ่มของแถบเครื่องมือการออกแบบฟอร์มผู้ใช้ ให้ไปที่ มุมมอง/แถบเครื่องมือ เลือกฟอร์ม (รูปที่ 4-6) กลุ่มแถบเครื่องมือดังกล่าวจะปรากฏขึ้นมาในแถบเครื่องมือด้านบน) โดยกดเมาส์ค้างไว้ นำไปลากและวางในช่วงเซลล์ B4:C4 จะเกิดปุ่ม 1 ขึ้นมาพร้อมทั้งให้กำหนดแมโคร คลิกเลือกชื่อแมโคร Sheet 2 กำหนดแมโครให้ใช้ในสมุดงานนี้ กดปุ่ม ตกลง (รูปที่ 4-7) หลังจากนั้นให้เปลี่ยนชื่อ ปุ่ม 1 โดยการดับเบิลคลิกที่ปุ่ม 1 เปลี่ยนชื่อปุ่มจากปุ่ม 1 เป็น ไป Sheet 2

รูปที่ 4-6 การเรียกแถบเครื่องมือฟอร์ม รูปที่ 4-7 การสร้างปุ่มให้แมโคร เลือก Sheet 2
13.สร้างปุ่มเมนู เพื่อไป Sheet 3 กดที่ปุ่มโดยกดเมาส์ค้างไว้ นำไปลากและวางในช่วงเซลล์ B6:C6 จะเกิดปุ่ม 2 ขึ้นมาพร้อมทั้งให้กำหนดแมโคร คลิกเลือกชื่อแมโคร Sheet 2 กำหนดแมโครให้ใช้ในสมุดงานนี้ กดปุ่ม ตกลง หลังจากนั้นให้เปลี่ยนชื่อ ปุ่ม 2 เป็น ไป Sheet 3
14.สร้างปุ่มเมน ู เพื่อไป Sheet 3 กดที่ปุ่มโดยกดเมาส์ค้างไว้ นำไปลากและวางในช่วงเซลล์ B8:C8 จะเกิดปุ่ม 3 ขึ้นมาพร้อมทั้งให้กำหนดแมโคร คลิกเลือกชื่อแมโคร ThisWorkbook.CloseExcel กำหนดแมโครให้ใช้ในสมุดงานนี้ กดปุ่ม ตกลง หลังจากนั้นให้เปลี่ยนชื่อ ปุ่ม 3 เป็น ออกจากโปรแกรม จะได้เมนูที่สร้างขึ้นใน Sheet 1 (รูปที่ 4-8)
15.สร้างปุ่ม กลับสู่เมนูหลักใน Sheet 2 และ Sheet 3 ไปที่ Sheet 2 กดที่ปุ่มโดยกดเมาส์ค้างไว้ นำไปลากและวางในช่วงเซลล์ B4:C4 จะเกิดปุ่ม 4 ขึ้นมาพร้อมทั้งให้กำหนดแมโคร คลิกเลือกชื่อแมโคร เมนูหลัก กำหนดแมโครให้ใช้ในสมุดงานนี้ กดปุ่ม ตกลง หลังจากนั้นให้เปลี่ยนชื่อ ปุ่ม 4 เป็น กลับสู่เมนูหลัก (รูปที่ 4-9) หลังจากสร้างปุ่ม กลับสู่เมนูหลัก ใน Sheet 2 เสร็จแล้ว ให้คัดลอกปุ่มดังกล่าวนี้ ไปไว้ใน Sheet 3 โดยเลื่อนเมาส์ไปชี้ที่ปุ่มดังกล่าว คลิกเมาส์ปุ่มขวาเลือกคำสั่ง คัดลอก ไปที่ Sheet 3 คลิกเมาส์เลือกเซลล์ B4
รูปที่ 4-8 Sheet 1 เมนูหลัก รูปที่ 4-9 Sheet 2 รูปที่ 4-10 Sheet 3
คลิกเมาส์ปุ่มขวา เลือกคำสั่ง วาง คลิกเมาส์หนีไปยังเซลล์อื่น จะได้ปุ่ม กลับสู่เมนูหลักที่อยู่ใน Sheet 3 ด้วย (รูปที่ 4-10)
16. การเรียกใช้แมโคร
เรียกใช้งานแมโครได้ 3 วิธี ดังนี้
17. เรียกจากคีย์ลัด (Shortcut Key) โดยการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ตามด้วยตัวอักษรที่กำหนดไว้ ให้ทดลองใช้ดู แมโครที่ได้กำหนดคีย์ลัดไว้มีดังนี้
- Ctrl+M เรียกแมโครเมนูหลัก
- Ctrl+A เรียกแมโคร Sheet 2
- Ctrl+B เรียกแมโคร Sheet 3
18.เรียกคำสั่งให้ run โดยไปที่ เครื่องมือ/แมโคร/แมโคร หรือกดปุ่ม Alt+F8 เลือกชื่อแมโคร กดปุ่มคำสั่ง รัน ให้ทดลองเรียกคำสั่ง เลือกชื่อแมโครและรัน
เรียกจากปุ่มที่สร้างไว้ หลังจากสร้างปุ่มเสร็จแล้ว เมื่อเลื่อนเมาส์ไปยังปุ่มดังกล่าวจะเกิดสัญญลักษณ์ที่เป็นรูปมือปรากฏขึ้น เมื่อกดปุ่ม คำสั่งแมโครก็จะทำงานให้ทันที วิธีนี้สามารถเรียกใช้ได้สะดวกกว่า 2 วิธีแรก ให้ทดลองใช้ดูในปุ่ม Sheet 1 Sheet 2 และ Sheet 3